Conditions particulières de vente

Inscription et conditions de paiement

L’inscription devient définitive à la signature du contrat, sur lequel figure le calendrier des paiements.

Plusieurs cas de figure sont possibles :

  • Voyage réservé plus de 3 mois avant le départ :
    • Acompte de 30 % du montant total du voyage au plus tard 1 mois après réception du contrat et de la facture d’acompte – sauf mention spéciale (exemple acompte pour transport aérien).
    • Acompte de 40 % du montant total du voyage 2 mois avant le départ.
  • Voyage réservé moins de 3 mois avant le départ :
    • Acompte de 50 % à 70% du montant total du voyage suivant la date de réservation.
  • Voyage réservé à moins d’un mois du départ :
    • L’intégralité du montant du voyage sera exigée lors de l’inscription.

Dans tous les cas, le solde du voyage doit impérativement nous parvenir, au plus tard, 30 jours avant la date du départ ou le cas échéant, à la remise des documents de voyage.

Tarifs

Le prix du voyage est défini au préalable par un devis adressé à l’établissement scolaire. Celui-ci détaille le programme avec les prestations souhaitées, le prix avec les conditions en vigueur au moment de l’établissement du devis, les dates de validité, tels que définis dans le code du Tourisme.

Révision du prix

Nous nous réservons le droit de réajuster nos tarifs dans certains cas : augmentation de la TVA, du prix du carburant, des taxes de séjour, des entrées dans les sites et musées, des transports en commun… dans la limite de 8% du prix total du séjour.
Dans le cadre des voyages en car, le devis a été calculé sur une base kilométrique précise, établi en fonction du programme souhaité. Dans le cas, où le séjour initial serait modifié, tout dépassement kilométrique ou des amplitudes horaires du chauffeur prévues pour les visites, fera l’objet d’une révision tarifaire.
Dans le cadre des voyages en avion, l’augmentation des taxes aéroportuaires et des surcharges carburant pourra être modifiée jusqu’à 20 jours avant le départ.

Annulations contractuelles

Nous nous réservons le droit d’annuler un voyage :

  • En cas de circonstances particulières et imprévues pouvant présenter un risque pour la sécurité des participants.
  • En cas de force majeure.

Les participants seront alors remboursés à hauteur des sommes versées sans aucune autre indemnité.
Dans le cas où un de nos prestataires soit dans l’incapacité de réaliser une visite/activité, nous vous proposerons une prestation alternative en concertation avec le professeur organisateur. Les éventuels frais supplémentaires seront à notre charge. Dans le cas où le coût de la nouvelle activité/visite serait inférieur, nous vous rembourserons la différence.

Responsabilité d’Itinera Voyages

La combinaison de services de voyage qui vous est proposée est un forfait au sens de la directive (UE) 2015/2302 et de l'article L.211-2 II du code du tourisme. Vous bénéficierez donc de tous les droits octroyés par l'Union européenne applicables aux forfaits, tels que transposés dans le code du tourisme. Itinera Voyages sera entièrement responsable de la bonne exécution du forfait dans son ensemble. En outre, comme l'exige la loi, Itinera Voyages dispose d'une protection afin de rembourser vos paiements et, si le transport est compris dans le forfait, d'assurer votre rapatriement au cas où elle deviendrait insolvable.
Pour plus d'informations sur les droits essentiels au titre de la directive (UE) 2015/2302 : LIEN.
Par ailleurs, Itinera Voyages prévoit une assistance 24h/24 et 7j/7.
En cas de retour rendu impossible du fait de circonstances exceptionnelles, Itinera Voyages a l’obligation de loger le groupe durant 3 nuitées maximum après la date de retour prévu.
Cependant, notre responsabilité ne se substituera pas à la responsabilité individuelle de chacun des participants (par exemple : perte/vol de papiers d’identité avant et pendant le voyage, de titres de transport…).

Information contractuelle

Lorsqu’une non-conformité est constatée sur place, le voyageur est tenu de la signaler au contact ci-dessous dans les meilleurs délais : Itinera Voyages – 19A rue Jules Verne 30100 ALES – contact@itinera-voyages.fr - Laurence Gasca 06 88 57 28 96 / Marianne Chausse 06 25 17 46 93.
Le défaut de signalement d’une non-conformité sur place pourra avoir une influence sur le montant des éventuels dommages-intérêts ou réduction de prix dus si le signalement sans retard aurait pu éviter ou diminuer le dommage du client. Le voyageur pourra également demander de l’aide au contact ci-dessus en cas de difficulté sur place.
Itinera Voyages est responsable de la bonne exécution des services prévus au présent contrat et est tenue d’apporter de l’aide aux voyageurs en difficulté. En cas de mise en jeu de leur responsabilité de plein droit du fait des prestataires, les limites de dédommagement résultant des conventions internationales selon l’article L211-17-IV su code du tourisme trouveront à s’appliquer. Les dommages-intérêts sont limités à 3 fois le prix total du voyage.

Responsabilité de l’établissement scolaire

Pour le bon déroulement de la préparation et du séjour sur place, l’établissement scolaire est tenu de retourner toutes les informations demandées par Itinera Voyages, de nous informer par écrit de toutes modifications du nombre de participants, d’éventuels problèmes de santé d’un des participants (allergies alimentaires, handicap…).
Toute non-conformité constatée devra nous être communiquée durant le séjour.

Durée du voyage

La durée du voyage inclut les jours de départ et de retour, à partir des horaires indiqués dans le programme remis au responsable de groupe. Ces horaires sont susceptibles de modifications et seront communiqués le cas échéant dans les plus brefs délais.

Formalités douanières et administratives

Dans le cadre d’un voyage à l’étranger, la carte nationale d’identité ou le passeport (au nom de l’élève) en cours de validité est obligatoire et accompagné, pour les mineurs, d’une autorisation de sortie du territoire (cerfa) signée par le tuteur légal de l’enfant et de la copie du document d’identité valide de ce dernier. Si l’enfant ne porte pas le nom du parent signataire de l’autorisation de sortie du territoire, joindre alors la copie du livret de famille.
Pour toutes les listes fournies aux différents prestataires (transporteur, hôteliers, musées…), il est impératif que les noms et prénoms correspondent à ceux inscrits sur leurs papiers d’identité.
Tous les ressortissants étrangers n’appartenant pas à la communauté européenne doivent se renseigner auprès des autorités compétentes (ambassades, consulats…). Les démarches doivent être effectuées par les familles directement. Nous vous invitons à consulter le site : www.diplomatie.gouv.fr
Aucun remboursement ne pourra être demandé dans le cas où des participants ne seraient pas en mesure de présenter leurs documents valides le jour du départ.
Afin d’éviter des frais médicaux en cas d’hospitalisation d’un participant, il est fortement recommandé de se munir de la carte européenne d’assurance maladie (se renseigner à l’avance auprès de votre caisse d’assurance maladie (délai d’obtention diffère d’une ville à une autre).
La situation sanitaire globale des pays européens est équivalente à celle de la France. Ainsi aucun vaccin particulier n’est-il obligatoire.
Il est conseillé de mettre à jour les vaccinations habituelles : diphtérie-tétanos-poliomyélite, ainsi que la rubéole, les oreillons, et plus particulièrement la rougeole (chez les enfants de moins d’un an et les femmes enceintes notamment.
La vaccination préventive contre les hépatites A et B peut être conseillée, de même que la vaccination contre la fièvre typhoïde, ou le méningocoque, selon la durée et les conditions du séjour. Il est conseillé de prendre l’avis de son médecin traitant ou d’un centre de conseils aux voyageurs. Nous vous invitons à consulter le site : www.diplomatie.gouv.fr.

Réservation des sites et musées

Les réservations des sites et musées sont effectuées Itinera Voyages à l’exception de ceux qui exigent une réservation directe de la part de l’établissement scolaire. Elles ne seront faites qu’à partir du moment où le premier acompte aura été versé et à partir du moment où les réservations sont ouvertes à la vente

Déroulement du voyage

Les lieux de visites et les structures d’accueil (hébergement, restauration…) ne sont pas toujours adaptés aux personnes à mobilité réduite.
Les visites encadrées par des guides locaux sont effectuées en français sauf mention contraire (Cf. descriptif du voyage).

Pour chaque participant, ITINERA VOYAGES souscrit auprès de MAIF – Inter-mutuelles Assistance, les garanties responsabilité civile, assistance et rapatriement.

Assurance-annulation (facultative)  souscrite  auprès  de MONDIAL ASSISTANCE

  • Son prix : 2.2 % du montant du séjour

Conditions : Si  annulation  d’un participant  pour  raison  de  maladie, accident  ou  décès  de l’assuré ou d’un  membre  de  sa  famille, mutation ou licenciement économique  : remboursement  des  sommes  engagées avec une franchise  de  30 € par assuré.

Frais d’annulation

Dans le cas où aucune assurance annulation n’a été souscrite ou si l’annulation ne rentre pas en compte dans le cadre des conditions de l’assurance-annulation (cf. paragraphe assurance annulation).

En cas d’annulation partielle ou individuelle :
L’établissement scolaire doit prévenir ITINERA VOYAGES de l’annulation du séjour lors de l’annulation d’un ou plusieurs participants, un simple écrit devra nous être envoyé.
La date retenue pour définir les pénalités sera celle de la réception du courrier dans nos locaux.
Aucune pénalité ne sera retenue jusqu’à 61 jours de la date du départ.
Pénalité de 25 % du prix du voyage de 60 jours à 31 jours de la date du départ.
Pénalité de 50 % du prix du voyage de 30 jours à 16 jours de la date du départ.
Pénalité de 75 % du prix du voyage de 15 jours à 8 jours de la date du départ.
Pénalité de 90 % du prix du voyage de 7 jours à 4 jours de la date du départ.
Pénalité de 100 % du prix du voyage de 3 jours à la date du départ.
Aux pénalités, s’ajoutent une retenue de 25 € par personne pour frais de dossier.
Attention ! Ces conditions s’appliquent pour les séjours en car uniquement. Pour tout autre acheminement (bateau, avion), se référer aux conditions de la compagnie jointes lors de l’envoi du devis et les conditions ci-dessus pour la partie terrestre.
Les taxes d’aéroport seront remboursées pour tout vol non consommé.

En cas d’annulation totale du groupe :
L’établissement scolaire doit prévenir ITINERA VOYAGES par lettre recommandée de l’annulation du séjour lorsque l’annulation intervient pour la totalité du groupe.
La date retenue pour définir les pénalités sera celle de la réception du courrier dans nos locaux.
Les sommes versées ou à recevoir auprès de nos prestataires à plus de 61 jours de la date du départ sont dues.
Pénalité de 50 % du prix du voyage de 60 jours à 30 jours de la date du départ.
Pénalité de 100 % du prix du voyage de 29 jours à la date du départ.

Réclamation

Toute réclamation doit nous parvenir par lettre recommandée 30 jours au plus tard après la date du retour. Passé ce délai, aucune réclamation ne sera recevable.

La directive européenne 2013/11/UE
du 21 mai 2013

Après avoir saisi le service (après-vente, après voyage…) et à défaut de réponse satisfaisante ou en l’absence de réponse dans un délai de 2 ans, le client peut saisir le médiateur du Tourisme et du Voyage, dont les coordonnées et modalités de saisine sont disponibles sur son site: www.mtv.travel